En kreditnota er fragtfirmaets rettelse af en faktura, du allerede har fået. Du beder om at få rettet noget, der var forkert. Jo mere konkret du er, jo hurtigere går det.
Det skal brevet indeholde
- Fakturanummer og dato, så de kan finde fakturaen med det samme.
- Den linje, der er forkert, med beløb og hvad der er galt.
- Dokumentationen: den offentliggjorte sats, følgesedlen eller den aftale, linjen skulle have fulgt.
- Det beløb, du mener skal krediteres, regnet ud linje for linje.
- En kort og venlig anmodning om en kreditnota på beløbet.
Hold tonen rolig og saglig. Du har tallene, og tallene taler for sig selv. Et kort brev med den rigtige dokumentation får oftere et ja end en lang klage uden bilag.
Sådan sender du det
- Send brevet til den kontaktperson eller kundeservice, der står på fakturaen.
- Vedhæft den faktura, det handler om, og din dokumentation.
- Bed om en bekræftelse på, at de har modtaget det.
- Notér datoen, så du ved, hvornår du skal følge op.
Hvad gør du, hvis de afviser?
Et nej er ikke enden. Først beder du dem skrive, hvorfor de afviser. Tit er det en misforståelse, der kan ryddes af vejen med den rigtige henvisning til din aftale eller den offentliggjorte sats.
Står de fast, kan du bede om at få sagen vurderet af en anden i deres organisation. Du kan også henvise til, hvad din aftale siger om priser og varsling. Det vigtigste er, at du har din dokumentation i orden, for så er det deres opgave at forklare, hvorfor linjen alligevel er rigtig.
Og husk: har du brugt Logicheck til at finde fejlen, og fragtfirmaet krediterer ingenting, så har du ikke betalt mig noget. Jeg tager kun 25 procent af det, der faktisk bliver krediteret. Afviser de, koster det dig ikke en krone.
Vil du have brevet skrevet for dig?
Hvis det føles tungt at skrive brevet selv, laver jeg det for dig. Når jeg har tjekket din faktura, får du en rapport og et færdigt kreditnotabrev, der er skrevet til fragtfirmaet med de rigtige tal og den rigtige henvisning. Du skal bare sende det afsted.
Send mig en faktura, så ser vi, om der er noget at hente. Det første tjek er gratis, og der er ingen binding.